Die 3 größten Herausforderungen
Das Informationsmanagement ist aufgrund des wachsenden Datenaufkommens im Rahmen von Industrie 4.0 sowie der voranschreitenden digitalen Transformation von zentraler Bedeutung. Unternehmen, die mit der digitalen Transformation Schritt halten wollen, benötigen ein ganzheitliches Informationsmanagement.
Nur so lassen sich moderne Prozesse agil und effizient gestalten und das Unternehmen im Sinne seiner Ziele bestmöglich steuern. In vielen Unternehmen sieht es aktuell aber noch anders aus. Die drei größten Herausforderungen im Informationsmanagement sind in der Regel folgende:
Auffindbarkeit von Dokumenten
In Unternehmen gibt es eine Vielzahl an Speicherorten. Unterschiedliche Fachbereiche haben ihre eigenen IT-Systeme und Datenbanken, und immer speichern Anwender Daten lokal auf ihren Rechnern ab. Deshalb müssen zahlreiche Speicherorte durchsucht werden, um eine bestimmte Datei zu finden. Doch nicht nur die Anzahl der Speicherorte stellt eine Herausforderung dar – Arbeiter scheitern auch deshalb dabei, ein Dokument zu finden, weil es unzureichend benannt wurde bzw. Dateibenennungskonventionen von Bereich zu Bereich unterschiedlich sind. Hat man die gesuchte Datei dann gefunden, besteht oft die Unsicherheit, ob es sich hierbei auch wirklich um die aktuellste Version des gesuchten Dokuments handelt. Denn häufig gibt es Duplikate von ein und derselben Datei an verschiedenen Speicherorten.
Viele Papierdokumente & Nutzbarkeit von Informationen
Wenn man es geschafft hat, die richtigen Daten zu finden, kommt Herausforderung Nr. 2 – die Nutzbarkeit von Daten. Häufig gibt es Probleme, wenn man die Informationen intern oder extern teilen möchte. Außerdem haben viele Unternehmen immer noch eine Flut an Papierdokumenten zu managen, wodurch die Prozesse umständlich und sehr papierlastig sind – z. B. Rechnungen, Bestellungen, Personal- und Qualitätsdokumente etc.
Informationssilos & fehlende Verknüpfung von Systemen.
Eine weitere Herausforderung liegt darin, dass ältere Archiv-, DMS- und Workflow-Lösungen die Anforderungen an modernes Informationsmanagement nicht mehr erfüllen. Nicht vorhandene Schnittstellen behindern die Integration mit anderen Anwendungen. Es entstehen Informationssilos, durch die die Kommunikation und der Informationsaustausch behindert oder sogar unmöglich gemacht werden.
Mit einem guten ECM-System lassen sich diese Herausforderungen ganz einfach beseitigen. Wirklich intelligente Informationsmanagement Plattformen nutzen künstliche Intelligenz und organisieren die Informationen mit Hilfe von Metadaten nach Inhalt, nicht nach Speicherort. Informationen werden Nutzern so immer im richtigen Kontext angeboten. Das richtige ECM-System verwaltet die gesamten Dokumente, Projekte und Geschäftsabläufe digital und bietet darüber hinaus Schnittstellen zu anderen Geschäftsanwendungen, wie beispielsweise SharePoint oder SAP.
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