Die Systeme flexibel halten

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Digitalisierung muss den Prozessen folgen

Große IT- und ERP-Systeme haben den Unternehmen großen Nutzen gebracht. Aber sie bergen auch Risiken. Oft diskutiert ist die Frage, was man bekommt, wenn man ein gutes System über schlechte Prozesse stülpt. Antwort: Ein schlechtes, aber teures System. Das ist nicht im Sinne der Erfinder.

Erschwerend kommt hinzu, dass sich die Rahmenbedingungen unternehmerischen Handelns sehr schnell ändern. Man muss also in der Lage sein, Prozesse permanent anzupassen, um keine Einbußen an Effizienz zu erleiden. Wer diese kontinuierliche Verbesserung der Prozesse durch ein starres IT-System unterbindet, gefährdet damit Effizienz, Ergebnis und Wettbewerbsfähigkeit seines Unternehmens.

Alles nur Schwarzmalerei? Mitnichten. Auch und gerade die Materialflüsse entlang der industriellen Wertschöpfungsketten sind ständigen Veränderungen unterworfen. Lagerstufen werden beseitigt, Lieferanten gewechselt, Notfallprozesse etabliert – und dies nicht nur in Zeiten der Pandemie.

Noch etwas komplexer stellt sich die Situation bei Prozessen dar, in denen nicht Material, sondern Information fließt – und die dennoch von existenzieller Bedeutung sind. Man denke nur an Verrechnung und Faktur von Leistungen bei unterschiedlichen Geschäftsmodellen. Nicht nur im Anlagenbau ist es heute üblich, seinen Kunden einen ganzen Strauß an Nutzungs- und Verrechnungs-Optionen anzubieten. Leasing, Ratenzahlung, Vorauskasse, temporäre Stundung, Sale and lease back … Der Fantasie sind kaum noch Grenzen gesetzt.

Die Wettbewerbssituation stellt sich aktuell in den meisten Branchen so dar, dass der Vertrieb auf nahezu alle diesbezüglichen Wünsche seiner Kunden eingehen muss, um den Auftrag nicht zu verlieren. Diese Freiheit darf nicht dadurch eingeschränkt werden, dass ein Verrechnungsprozess „nicht im System hinterlegt ist“. Andererseits bedeutet es enormen Aufwand, alle Einzelvorgänge im Nachhinein manuell einzupflegen. Was also tun?

Für Hanselmann & Compagnie hat es sich in der Praxis bewährt, bei der Einführung und Gestaltung von IT-Systemen eng mit einem Systemhaus zu kooperieren. Gemeinsam mit proALPHA gestalten wir ERP-Systeme so, dass die Flexibilität der Prozesse gewahrt bleibt. Das setzt neben tiefen Kenntnissen beim Management von Geschäftsprozessen vor allem ein spezifisches Vorgehen voraus. Dieses Vorgehen ähnelt dem bekannten PDCA-Modell, wie es im Prozessmanagement häufig Verwendung findet. Vereinfacht gesagt gehen wir interaktiv und in planbaren Schritten vor. Das hat bei einem gemeinsamen Projekt in der Metallindustrie dazu geführt, dass sich die ERP-Einführung sofort positiv auf die Leistung der Prozesse ausgewirkt hat. Und auf das Ergebnis des Unternehmens.

Dabei haben wir gelernt, was wir Ihnen hier gerne weitergeben: Digitale Systeme dürfen Prozesse nicht zementieren, sondern müssen so flexibel gestaltet sein, dass eine kontinuierliche Anpassung und Optimierung der Prozesse – aller Prozesse im Unternehmen – möglich bleibt. Das gilt auch bei steigendem Digitalisierungsdruck unverändert.

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